THAMMANIT PANOMSUK by Shutterstock.jpg pakattu

Työnhakijan tietosuojailmoitus

  1. Johdanto

Tietosuoja on meille tärkeää. Siksi käsittelemme henkilötietoja (eli tietoja, jotka ovat yhdistettävissä tiettyyn henkilöön) aina huolellisesti ja voimassa olevien tietosuojalakien mukaisesti.

Tässä työnhakijan tietosuojailmoituksessa kuvaillaan, kuinka Analyste käsittelee sinulta (eli työnhakijalta) kerättyjä tietoja, jotka olet toimittanut hakiessasi Analysten avointa työpaikkaa. Lain mukaan Analyste on rekisterinpitäjä, sillä me määritämme käsittelyn menettelyt ja/tai tarkoitukset.

Valikoidut palveluntarjoajakumppanimme käsittelevät työhakemukseesi liittyvät henkilötiedot ja suorittavat arvostelun ja arvioinnin osassa 7 kuvatulla tavalla. Joillakin näistä palveluntarjoajista on omat tietosuojailmoituksensa, jotka koskevat henkilötietojesi käsittelyä. Me kannustamme palveluntarjoajia tiedottamaan sinulle heidän omista tietosuojailmoituksistaan, mutta emme kuitenkaan ole vastuussa heidän tietosuojakäytännöistään.

 

  1. Henkilötiedot

Käsittelemme pääosin seuraavia henkilötietoja:

Yhteystiedot: nimi, sukupuoli, kieli, kansallisuus, syntymäpäivä, kuva, postiosoite, puhelinnumero(t), sähköpostiosoite, CV, kokemukseen ja koulutukseen liittyvät tiedot ja mitkä tahansa muut työnhakijan toimittamat tiedot.

Palkkaan ja etuihin liittyvät tiedot: palkkatoive.

Työsuhteeseen liittyvät tiedot: mahdollinen kopio passista ja työluvasta, henkilötunnus tai muu kansallinen tunnistenumero.

Työnhakijan arvosteluun ja arviointiin liittyvät tiedot: haastatteluraportit, arviointiraportit, kerätyt suositukset (vain työnhakijan luvalla), turvallisuus- tai poliisiselvityksen tulokset (viranomaisilta) lain sallimissa tai velvoittamissa puitteissa sekä taustaselvityksen tulokset.

Varmistamme henkilötietojesi tarkkuuden kohtuullisin toimin. Jos henkilötietoihisi tai muihin työhakemustasi koskeviin tietoihin tulee muutoksia, ilmoita siitä Analysten henkilöstöosastolle.

 

  1. Tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietojasi liiketoimintamme suorittamiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi, erityisesti seuraaviin tarkoituksiin:

  • tiettyyn avoimeen työpaikkaan lähettämäsi hakemuksen tai yleisen hakemuksen arvostelu ja arvioiminen
  • hakemuksesi arvostelu ja arvioiminen Analysten muita (nykyisiä tai tulevia) avoimia työpaikkoja varten
  • lakisäädösten noudattaminen, mukaan lukien viranomaispyynnöt, sekä sisäiseen raportointiin
  • petosten tunnistaminen ja arviointi
  • jotta voit ylläpitää ja parantaa hakemustasi, esimerkiksi toimittamalla meille lisää todisteita asiantuntemuksestasi, taidoistasi tai kyvyistäsi
  • jotta voimme pitää sinuun yhteyttä rekrytointiprosessin aikana (esim. palautteen antamiseksi)
  • jotta voimme pitää sinuun yhteyttä rekrytointiprosessin päätyttyä, mutta vain hakemuksessasi määrittämäsi säilytysjakson ajan
  • lain vaatimusten noudattaminen ja organisaatiomme suojaaminen oikeustoimilta (tai niiden uhkalta).

 

  1. Säilytysjakso

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin niitä tarvitaan asianmukaisiin käyttötarkoituksiin ja sen jälkeen enintään laissa sallitun ajan tai niin kauan kuin tietoja tarvitaan sisäistä raportointia ja täsmäytystä varten. Todellinen säilytysjakso määräytyy henkilötietojen tyypin, käyttötarkoitusten ja lakisäädösten mukaan.

Säilytämme henkilötietojasi seuraavasti:

  • Työhakemukseen liittyvät tiedot: työnhakijoiden seurantajärjestelmäämme syöttämäsi tiedot säilytetään järjestelmässä oletusarvon mukaan 24 kuukautta
  • Työnhakijan arvosteluun liittyvät tiedot (esim. haastatteluraportit): hakemuksesi arvosteluun liittyvät tiedot säilytetään lain puitteissa niin kauan kuin niitä tarvitaan asianmukaiseen käyttötarkoitukseen
  • Työnhakijan arvosteluun liittyvät tiedot (esim. verkossa tehdyt testit): hakemuksesi arviointiin liittyvät tiedot säilytetään arviointijärjestelmässämme oletusarvon mukaan 12 kuukautta testin suorittamisesta.

 

  1. Käsittelyn lainmukaiset perusteet

Käsittelemme henkilötietoja, kun se on tarpeen rekrytointiprosessin suorittamiseksi ja työsopimuksen laatimiseksi kanssasi. Käsittelemme henkilötietoja lain puitteissa myös liiketoimintamme suorittamiseen ja työnhakijasuhteidemme hallintaan, jotta sinä voit ylläpitää ja parantaa työhakemustasi ja jotta me voimme pitää sinuun ja liikekumppaneihimme yhteyttä sekä suojella organisaatiotamme. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme. Voimme käsitellä henkilötietoja tiettyyn käyttötarkoitukseen (esim. hakemuksesi arvosteluun ja arviointiin Analysten muuta nykyistä tai tulevaa avointa työpaikkaa varten, sinun määrittelemälläsi tavalla tai saadessamme suosituksia nimeämiltäsi kolmansilta osapuolilta), jos siihen on saatu sinulta nimenomainen lupa. Tällöin voit myös milloin tahansa perua antamasi luvan.

 

  1. Työnhakijan oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin. Voit ottaa meihin yhteyttä ja selvittää, mitä tietoja sinusta on kerätty ja mihin tarkoituksiin kyseisiä tietoja käsitellään. Saat tietää myös niiden vastaanottajien luokat, joille henkilötietoja on luovutettu tai tullaan luovuttamaan, sekä suunnitellun säilytysjakson tai ehdot kyseisen jakson määrittämiseksi.

Oikeus perua suostumus. Jos käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa ottaa meihin yhteyttä ja perua suostumuksesi.

Oikeus oikaista tietoja. Sinulla on oikeus oikaista tai täydentää hallussamme olevia epätarkkoja tai puutteellisia henkilötietoja.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Jos käsittelemme henkilötietoja laillisen liiketoimintamme harjoittamiseksi ja rekrytointiprosessin hallitsemiseksi, sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa kyseistä käsittelyä. Jos vastustat käsittelyä, emme enää käsittele henkilötietojasi, ellei siihen ole oikeusvaateita tai lainmukaisia perusteita, jotka menevät etujesi, oikeuksiesi ja vapauksiesi edelle.

Oikeus rajoittaa käsittelyä. Voit rajoittaa tapoja, joilla käsittelemme henkilötietojasi sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voit esimerkiksi sallia, että tarkistamme henkilötietojesi oikeellisuuden, tai estää meitä poistamasta henkilötietoja, kun niitä ei enää tarvita alkuperäisiin käyttötarkoituksiin, mutta niitä tarvitaan edelleen työnhakijan oikeusvaateisiin.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Sinulla on oikeus pyytää meitä toimittamaan henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää kyseiset tiedot kolmannelle osapuolelle, jos käsittelymme perustuu suostumukseesi.

Oikeus poistaa tiedot. Sinulla on oikeus saada käsittelemämme henkilötiedot poistetuiksi järjestelmistämme sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, esimerkiksi jos henkilötietoja ei enää tarvita asianmukaisiin käyttötarkoituksiin tai olemme käsitelleet henkilötietoja lainvastaisesti. Emme välttämättä pysty poistamaan kaikkia jäännöskopioita palvelimiltamme ja varmuuskopioistamme heti, kun aktiiviset tiedot on poistettu. Nämä kopiot poistetaan kuitenkin niin pian kuin on kohtuudella mahdollista.

Oikeuksien hyödyntäminen.  Voit lähettää meille sähköpostiviestin (katso osoite alla olevasta Yhteystiedot-kohdasta), joka sisältää seuraavat tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Voimme pyytää sinulta lisätietoja henkilöllisyytesi vahvistamiseksi.

 

  1. Suojaus

Toteutamme ja ylläpidämme kohtuullisia ja asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia, joilla suojaamme käsittelemämme henkilötiedot luvattomalta pääsyltä, muuttamiselta, julkaisemiselta, häviämiseltä tai poistamiselta. Velvoitamme myös palveluntarjoajakumppanimme suojaamaan henkilötietosi.

Jos näistä suojaustoimista huolimatta tapahtuu tietomurto, joka vaarantaa tietojesi yksityisyyden, ilmoitamme siitä viipymättä sinulle ja asianmukaisille viranomaisille sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

  1. Vastaanottajat

Jaamme henkilötietoja vain organisaatioomme kuuluville tytäryhtiöille ja vain tässä työnhakijan tietosuojailmoituksessa kuvattuja tarkoituksia varten. Henkilötietoja käsittelevä henkilöstömme on sitoutunut huolehtimaan tietojen luottamuksellisuudesta.

Emme jaa henkilötietoja organisaatiomme ulkopuolisille tahoille, ellei jokin seuraavista ehdoista täyty.

Se on tarpeen käyttötarkoitusten vuoksi. Voimme jakaa henkilötietoja tytäryhtiöillemme ja palveluntarjoajille, jotka tukevat meitä tässä työnhakijan tietosuojailmoituksessa kuvatuissa tarkoituksissa, esimerkiksi työhakemusten ja arviointien käsittelyssä. Sopimuksemme näiden palveluntarjoajien kanssa sisältävät yksityisyys- ja tietosuojavelvoitteet, jotka ovat vähintään yhtä tiukat kuin tässä tietosuojailmoituksessa kuvatut velvoitteemme. Jaamme henkilötietoja viranomaisille, jos lainsäädäntö sitä edellyttää.

Lakien noudattamiseksi. Voimme jakaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, jos voimme vilpittömästi uskoa, että henkilötietojen saaminen ja käyttäminen on heille välttämätöntä (i) lakien ja/tai oikeuden määräysten täyttämiseksi, (ii) petoksen, vaaran tai teknisten ongelmien havaitsemiseksi, estämiseksi tai muulla tavalla käsittelemiseksi ja/tai (iii) meidän, sinun, asiakkaidemme, kumppaniemme ja yleisön etujen, omaisuuden tai turvallisuuden suojaamiseksi lain mukaisesti. Jos luovutamme tietojasi tällä tavalla, ilmoitamme siitä sinulle kohtuuden rajoissa.

Yrityssaneerauksen vuoksi. Jos yrityksemme on osana yhdistymistä, yrityskauppaa tai omaisuuden myyntiä, voimme siirtää henkilötietoja osalliselle kolmannelle osapuolelle. Varmistamme kuitenkin edelleen kaikkien henkilötietojen luottamuksellisuuden.

Suostumuksellasi. Voimme jakaa henkilötietoja kolmansille osapuolille muista kuin edellä mainituista syistä, jos olemme saaneet siihen nimenomaisen suostumuksesi. Sinulla on oikeus perua suostumuksesi milloin tahansa.

 

  1. Sijainti ja siirto

Meillä, tytäryhtiöillämme ja palveluntarjoajillamme on toimintoja useissa paikoissa eri puolilla maailmaa. Siksi me, mukaan lukien tytäryhtiömme ja palveluntarjoajamme, voimme siirtää henkilötietoja asuinmaasi ulkopuolelle ja käyttää tietoja muissa maissa.

Pyrimme varmistamaan, että henkilötietojasi suojataan riittävän tehokkaasti kaikissa maissa, joissa niitä käsitellään.

Jos käsittelyymme sovelletaan EU:n tietosuojalakia ja henkilötietosi siirretään Euroopan talousalueelta palveluntarjoajan käsiteltäväksi missä tahansa Euroopan talousalueen ulkopuolisessa maassa, jossa EU:n komission mukaan ei ole riittävä henkilötietojen suojaustaso, huolehdimme asianmukaisista turvatoimista EU:n komission vakiosopimuslausekkeiden mukaan tai millä tahansa muilla asianmukaisilla menetelmillä voimassa olevan tietosuojalain mukaisesti.

Ota meihin yhteyttä saadaksesi lisätietoa henkilötietojen kansainvälisestä siirrosta.

 

  1. Valituksen kirjaaminen

Jos tapa, jolla käsittelemme henkilötietojasi, on mielestäsi voimassa olevan tietosuojalain vastainen, voit kirjata valituksen paikalliselle tietosuojaviranomaiselle.

 

  1. Muutokset

Tämä työnhakijan tietosuojailmoitus on päivätty 18. toukokuuta 2020. Voimme päivittää työnhakijan tietosuojailmoitusta milloin tahansa, jos tietojen käsittelytapoihimme, henkilötietoja koskeviin lakeihin tai muihin tietoihin tulee muutoksia. Ilmoitamme tämän työnhakijan tietosuojailmoituksen merkittävistä muutoksista kohtuuden rajoissa. Uusin versio on verkkosivustollamme.  Tämän tietosuojailmoituksen englanninkielistä versiota sovelletaan, jos käännösversioissa on ristiriitoja tai merkittäviä eroja alkuperäiseen englanninkieliseen versioon.

 

  1. Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tästä työnhakijan tietosuojailmoituksesta tai tietosuojakäytännöistämme, ota yhteyttä henkilöstöosastoomme lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@analyste.com.