Hur kan du förbättra dina kassaprognoser?

Shutterstock by Frederic Muller pakattu

Tillförlitlig cash forecasting (kassaprognos) kräver en kontinuerlig utveckling av prosesserna. En viktig ingrediens är att följa upp prognosernas exakthet. Uppföljning gör att du kan identifiera potentiella problemområden och fokusera på att förbättra dem. Dessa problemområden kan omfatta vissa dotterbolags bristande kvalitet när det gäller prognoser eller ständigt försenade betalningar från en viss grupp av kunder.

Om dotterbolag inte ser cash forecasting som en viktig process, då är du i trubbel.

Säkertställ att de rapporterande dotterbolagen förstår vikten av cash forecasting

Anledningen med att följa upp utfallen är för att förbättra pålitligheten av prognoserna.

Du behöver försäkra dig om att alla affärsenheter som skapar prognoser får tillräckliga instruktioner som även innehåller en motivationsdel. Det är upp till dig att beskriva med noggranna termer varför tillförlitlig cash forecasting är grundläggande för företaget och hur dotterbolagen kan bidra till dess framgång genom deras handlingar.

Långsiktiga cash forecasts

När man följer upp utfallen av långsiktiga cash forecasts, så är det grundläggande syftet att mäta hur exakt dotterbolagen kan förutspå deras inkomster och utgifter under längre perioder. Beroende på vilken typ av verksamhet du befinner dig i så sträcker sig den normala perioden mellan 12 till 36 månader.

Ju mer tillförlitlig bild du har av företagets långsiktiga kassaflöden, desto bättre kan du optimera balansräkningen och sänka finansieringskostnaderna.

Om de långsiktiga prognoserna som du får är opålitliga, kom då ihåg att informera de rapporterande enheterna att uppdatera deras senaste budgetar och prognoser i linje med deras cash forecast.

Kortsiktiga cash forecasts

När man följer upp utfallen av kortsiktiga cash forecasts, så är den grundläggande anledningen att kontrollera hur väl de rapporterande enheterna kan förutspå verkligheten i deras prognoser. Ju mer exakt vetskap du har över dina dagliga kassaflöden, desto mer effektivt kan du hantera din likviditet.

Kortsiktiga prognoser kan förbättras genom att t.ex. väga in betalningsrutiner, mönster för ingående- och utgående betalningar, och även beakta förfallna fakturor i prognoserna.

Uppföljning av prognosers utfall på olika organisationsnivåer

Huvudkontorets eller finansavdelningens primära intresse är att följa upp den övergripande exaktheten från rapporteringsenheternas prognoser. Speciellt när det kommer till att följa upp långsiktiga prognoser så är det fördelaktigt att använda den så kallade vattenfallsmodellen för att se hur det totala resultatet från prognoser förändras över tid (se bilden nedan).

Utöver att förstå vikten av cash forecasting så behöver de rapporterande enheterna ha tillgång till ordentliga verktyg för prognostisering. Kvaliteten av dotterbolagens prognoser kan förbättras om grupperna kan följa upp prognosernas exakthet på detaljnivå. Med detta i åtanke så är det avgörande att din prognosapplikation tillåter uppföljning av varje transaktion.

Det enklaste sättet att forma denna detaljerade uppföljning är att importera verkliga kassaflöden till prognoserna från dina AP- och AR-system. Genom att använda fakturerings-ID:n från AP/AR, så kan du träffsäkert länka verkliga kassaflöden med prognostiserade kassaflöden.

Piska och morot

För att komma igång med processen så behöver du säkerställa att alla inblandade parter inom cash forecastingen är medvetna om att resultaten från prognoserna kontrolleras noggrannt. Du behöver ge regelbunden feedback gällande prognosernas kvalitet för att motivera de rapporterande enheterna att utveckla deras prognostisering.

Motivationen kan framföras antingen med piska eller morot. Piskan består ofta av olika offentliga rödlistningar med de ansvariga för misslyckade prognoser, vilket triggar dem att vilja ta sig bort från dessa listor.

Moroten är bäst i de flesta situationer, och det gäller även här. Offentliga listor som framhäver personer med de mest lyckade prognoserna kombinerat med personlig feedback fungerar ofta bra. Vissa företag har till och med valt att knyta en del av dotterbolagens bonusar till träffsäkerheten av deras cash forecasts.

Är du intresserad av att lära dig mer om hur du kan få dina prognoser på ett nytt spår?

Ta kontakt! 

 Mitt namn är Timo Hämäläinen och jag är CFO på Analyste Oy. Jag har arbetat med utmaningarna från cash forecasting i mer än 25 år.