UUTISET

Auditointi ja sujuvampi maksuliikenne

 

Keskustelemme asiakkaidemme kanssa useasti siitä, mitä roolia moderni maksuliikenne tarjoaa liiketoiminnassa. Perinteinen ja suppea ajatusmalli on vielä nykypäivänäkin, että yrityksen ainut tarve maksuliikenneratkaisussa on maksujen saanti pankkiin.

 

Tähän toimintoon on olemassa myös ns. reskontralähetti- ratkaisu tai verkkopankki, jonka avulla maksuja voi pystytään välittämään. Mikäli yritys miettii maksuliikennettä laajemmalta näkökulmalta, on pankeista saapuvat aineistot mahdollistaa siirtää eteenpäin taloushallinnon ratkaisuihin. Näihin on myös olemassa markkinoilla useita eri ratkaisuja. Haasteita tulee eritoten silloin, kun kaivataan ns. Audit-trailia yhdestä tai jopa useammasta taloushallinnon järjestelmästä.

Useassa ERP-järjestelmässä hankinnasta maksuun prosessi on nykypäivänä täysin automatisoitu. Hankintaehdotus on usein manuaalisesti hyväksytty, mutta sen jälkeen koko prosessi on mahdollista ajaa läpi automaattisesti. Tilaus menee toimittajalle, joka lähettää verkkolaskun asiakkaalle. Lasku täsmätään automaattisesti ja laitetaan eteenpäin suoraan pankin verkkopankkiin tai reskontralähetin kautta pankkille, joka maksaa laskut. Usein yrityksillä on myös erillisiä ohjelmia, jotka tuottavat maksuaineistoja. Manuaalimaksut ovat edelleenkin yhä osa arkea, mutta tulevaisuudessa maksut suoritetaan yhä useammin järjestelmien kautta, turvallisuus ja helppokäyttöisyys etusijalla.

PSD2 tulee entisestään lisäämään eri järjestelmiä, joiden avulla maksuliikenne pankkien kanssa helpottuu. Tämä digitaalinen taloushallinnon vallankumous on vasta alkamassa, joten innolla odotamme mitä tulevaisuus tuo tullessaan.

Ulkopuoliset auditoijat ovat kiinnostuneita maksuliikenteestä ja etenkin maksuista, jota yrityksessä tapahtuu. Auditoijat voivat käyttää maksuaineistodataa ja historiaa maksuliikenneratkaisuista. Auditoijat ovat myös kiinnostuneita raporteista , joita yritykset tekevät selvityksissään ja tuloksissaan. Taloushallinnon ratkaisuissa löytyy usein hyvin hajoitetusti dokumentteja ja aineistoja, joita Auditoijat käyttävät yhdessä työntekijöiden haastatteluiden kanssa, selvittääkseen näiden selvitysten ja tulosten yhteenpitävyyden. Pelkkä maksuaineisto ja maksuhistoria ei välttämättä koko totuutta auditoijille. Erityisesti jos järjestelmiä on useampia ja maksuja lähetetään useammasta paikasta, jolloin ns. ”Audit trail” jää heikoksi.

Auditoijat haastattelevat yrityksiä ja selvittävät, minkälaisia toimenpiteitä on tehtävissä väärinkäytöksien ja petosten estämiseksi. Nykypäivänä yhä useamman auditoijan työtehtävät koostuvat maksujen ja rahaliikenteen selventämisestä.

Hyvin suunniteltu ja toteutettu maksuliikenneprosessi yhdistettynä toimivaan järjestelmään, edesauttaa tehokasta auditointia, joka normaalisti kuluisi todisteiden ja aineistojen etsimiseen. Hyvin suunniteltu prosessi, jota valvotaan ja ohjataan järjestelmän asetusten ja käyttäjäryhmitysten avulla ennaltaehkäisee ja havaitsee väärinkäytöksiä sekä petosyrityksiä. Kun yksittäinen ihminen tai osasto ei omatoimisesti pysty muokkaamaan aineistoja, hyväksymään maksuja toimintojen tai euromääräisten rajojen ulkopuolella, voidaan auditoinnissa todeta, että yrityksellä on maksuliikenneprosessi kunnossa, vaikka järjestelmiä olisikin useita.

Tärkeintä on kuitenkin jatkuva ja kehittävä työskentely sekä yrityksen maksuliikenteen ja prosessien läpivalaisu. Tätä tukee uuden ja tehokkaan toimintatavan luominen modernilla maksuliikennejärjestelmällä sekä palveuntarjoajan palveluilla. Erinomaisena vaihtoehtona toimii esimerkiksi Innovaatiotyöpaja yhdessä palveluntarjoajan kanssa, joka avaa erilaisia mahdollisuuksia tehokkaamman ja suvujamman maksuliikenteen puolesta.

Mikäli lukemasi jälkeen toteat, että haluaisit käydä tarkemmin yrityksesi prosesseja läpi –  Ota meihin yhteyttä, niin sovitaan yhdessä seuraavat askeleet!

 

Terveisin,

 

Anna-Lisa Natchev | Head of Sales and Marketing

Analyste Oy | Linnoitustie 2 B Cello | FI-02600 ESPOO

Mobile: +358 50 4130704 |

Email: anna-lisa.natchev@analyste.com
Analyste.com | Twitter | LinkedIn

YLÖS